Lo que debes saber acerca de la facturación electrónica en Panamá

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    INTRODUCCIÓN

    A estas alturas probablemente has escuchado sobre la facturación electrónica en Panamá. La pregunta es, te queda claro ¿Qué debes hacer? ¿Cuáles son tus opciones? o ¿Cuánto tiempo tienes para decidir?

    Si tienes dudas o consultas, trataremos de responderlas a continuación. Solo recuerda que este artículo se escribió con la información sobre la facturación electrónica disponible en la página de la DGI a julio 2021. 

    Lo que no encontrarás en este artículo: no haremos una evaluación de lo bueno, lo malo y lo feo de la facturación electrónica, solo queremos brindarte información que te ayudará a tomar una decisión informada acerca de tus opciones y siguientes pasos a tomar si eres un emprendedor o dueño de negocio. 

    Es importante tomar en consideración que la utilización de la facturación electrónica está dirigida a personas naturales o jurídicas que generen facturaciones por arriba de los $36,000 dólares anuales. Si eres un emprendedor cuyo negocio genera menos de este monto, puedes continuar con otros métodos de facturación autorizados por la DGI (Facturero)

    Teóricamente de acuerdo al decreto de la DGI, el uso de la facturación electrónica inició a partir del 1ero de Junio de 2021 y para que un negocio cumpla con la ley es necesario que inicie el procedimiento de adopción de facturación electrónica.

    OPCIONES

    En total se manejarán 4 opciones para el uso de la facturación electrónica en Panamá. Al momento de redacción de esta publicación se encuentran disponibles 3 y de acuerdo a la página de la DGI, a partir del 30 de Julio del 2021 se encontrará el listado de PAC y por ende dicha opción.

    FACTURADOR GRATUITO

    Esta alternativa la brinda la DGI directamente y es una opción de facturación donde ingresarás los datos de la factura (nombre de cliente, monto, correo electrónico, etc.) directo en un portal brindado por la DGI. Esta solución es 100% de software, es decir que no se requiere de la adquisición de equipos físicos

    Facturador Gratuito Panamá

    ¿Quién lo puede utilizar?

    Esta modalidad la podrá utilizar tanto personas naturales como jurídicas que cumplan con los siguientes dos requisitos:

    • Venden 1 millón de dólares o menos al año
    • Generan menos de 200 facturas al mes

    Ventajas y Desventajas

    Esta modalidad es ideal para la pequeña y microempresa con bajos volúmenes de facturación que no desean incurrir en gastos adicionales. Es importante tomar en consideración que si el negocio cuenta con un sistema de gestión empresarial, tendrá una carga operativa mayor ya que la persona encargada de facturar deberá efectuar el proceso 2 veces: 1 en el sistema contable y otra en el facturador gratuito de la DGI.

    VENTAJAS
    Gratis
    DESVENTAJAS
    Más trabajo operativo: Si tiene un sistema se deberá facturar 2 veces: 1 vez en el sistema y 1 vez en el facturador electrónico.
    Una vez el negocio sobrepase alguno de los parámetros, debe pasar a otro método de facturación
    Tu facturación dependerá en su totalidad al sistema de la DGI, es decir, si por algún motivo la página tiene problemas, debes esperar a que la arreglen para emitir tu comprobante fiscal

    ¿Cómo me inscribo?

    La empresa debe tener su usuario en la DGI (e-tax) y seguir las instrucciones detalladas en este documento de la DGI para solicitar la adopción del Sistema de Facturación Electrónica. 

    Entre los requisitos, el sistema solicitará un documento de excepción al uso de impresora fiscal, si ya cuentas con la resolución solo deberás completar una carta de autorización. De no tenerlo, será necesario adjuntar una nota firmada (ambas plantillas de carta pueden encontrarse en esta página de la DGI) por el representante legal solicitando la excepción de Equipo Fiscal por el uso de la Facturación Electrónica.

    Una vez envíes el formulario, de acuerdo a la resolución N° 201-4502, la DGI emitirá una respuesta de autorización o rechazo en un máximo de 30 días calendario. Si la solicitud es autorizada, el comercio tendrá un plazo máximo de 15 días calendario para aceptar los términos y condiciones e iniciar a facturar por el facturador gratuito.

    CAJA REGISTRADORA CON DISPOSITIVO DE TRANSMISIÓN A LA DGI

    Esta opción corresponde a la adquisición de un hardware (precio aproximado de $500 a $600) que funcionará como una caja registradora con un dispositivo de transmisión integrado. Lo que hace es que al momento de generar el reporte Z, el dispositivo de transmisión comunicará la información a la DGI.

    En esta opción, este equipo sería un reemplazo a tu caja registradora actual.

    Caja Registradora Fiscal Facturacion Electronica

    ¿Quién lo puede utilizar?

    Toda persona natural o jurídica que se encuentre inscrita en la DGI. Esta modalidad es más conveniente para aquellas empresas que:

    • No cuentan con caja registradora o impresora fiscal
    • Bajos volúmenes de venta (no se generan tantas facturas al mes)
    • No requiere integración con un sistema de facturación o contable
    • Se posee un bajo presupuesto para implementar un proyecto de fiscalización pero no pueden usar el facturador gratuito

    Ventajas y Desventajas

    VENTAJAS
    No conlleva un costo mensual, sino un pago único por el que obtendrás un crédito fiscal
    Rápido de implementar ya que no requiere de cartas de autorización con la DGI
    DESVENTAJAS
    Tiene un costo aproximado de entre $500 a $600. Al momento de la adquisición deberás tener el monto.
    No se integra a ningún sistema, por lo que si más adelante deseas usar un sistema tendrás que comprar otro dispositivo o facturar 2 veces

    ¿Qué debo hacer?

    Si deseas esta opción solo debes contactarte con tu proveedor de equipos fiscales, quien te podrá mostrar los dispositivos disponibles y sus precios. 

    Es importante tomar en cuenta que estos equipos son nuevos y por ende muchos proveedores están trabajando con lista de espera por lo que puede suceder que no lo puedas adquirir inmediatamente.

    IMPRESORA FISCAL O CAJA REGISTRADORA CON DISPOSITIVO DE TRANSMISIÓN A LA DGI

    Esta modalidad implica que el negocio cuente con un sistema de facturación y una impresora fiscal o una caja registradora fiscal.

    En este caso adquirirás un dispositivo de transmisión que se conectará a tu impresora fiscal o a tu caja registradora (debes revisar si tu modelo de equipo ha sido homologado por la DGI) y será este hardware adicional lo que enviará la información a la DGI.

    Dispositivo de Transmision Facturacion Electronica Panama

    En este caso la DGI también reconocerá el crédito fiscal de hasta $400 dólares por cada equipo que adquieras. Por ende, si tu negocio cuenta con 2 impresoras fiscales y adquieres 2 dispositivos, podrás obtener un crédito fiscal de hasta $800. Este crédito podrá utilizarse para pagar obligaciones tributarias de la empresa.

    ¿Quién lo puede utilizar?

    Toda persona natural o jurídica que se encuentre inscrita en la DGI y tenga un sistema de facturación y una impresora o caja registradora fiscal compatible con el dispositivo de transmisión.

    Ventajas y Desventajas

    VENTAJAS
    No conlleva un costo mensual, sino un pago único por el que obtendrás un crédito fiscal
    Rápido de implementar ya que no requiere de cartas de autorización con la DGI
    Se puede integrar a cualquier sistema que tenga integración con una impresora fiscal, no requiere compatibilidad a nivel de software
    DESVENTAJAS
    Tiene un costo aproximado de entre $500 a $600. Al momento de la adquisición deberás tener el monto. Sin embargo, posteriormente obtendrás un crédito fiscal que se puede usar para el pago de tus tributos

    ¿Qué debo hacer?

    Si deseas esta opción solo debes contactarte con tu proveedor de equipos fiscales, quien te podrá mostrar los dispositivos disponibles y sus precios. 

    Al igual que las cajas registradoras, es importante tomar en cuenta que estos equipos son nuevos y por ende muchos proveedores están trabajando con lista de espera por lo que puede suceder que no lo puedas adquirir inmediatamente.

    A TRAVÉS DE UN PAC

    PAC son las iniciales para Proveedor Autorizado Calificado y representan personas jurídicas que han sido avalados por la DGI para crear integraciones de sistemas de gestión empresarial con el sistema de facturación electrónica en Panamá. Es decir, si deseas una forma para integrar tu sistemas con la facturación electrónica, necesitas encontrar un PAC.

    El listado de PAC lo maneja la DGI y una vez se encuentre disponible la información se encontrará publicada en esta página oficial.

    PAC OPT

    ¿Quién lo puede utilizar?

    Esta modalidad la puede utilizar cualquier persona jurídica o natural que desee mantener procesos más eficientes e integrados. Básicamente, si tienes un sistema de facturación o de gestión empresarial y deseas manejar un método integrado de información, entonces esta opción es la que necesitas. 

    El inconveniente es que la DGI aún no provee el listado de proveedores por lo que es necesario esperar a que lo publiquen.

    Ventajas y Desventajas

    VENTAJAS
    Eficiente: lo que se facture en el sistema se registrará fiscalmente
    DESVENTAJAS
    Conlleva un costo adicional, es probable (no confirmado) que se maneje como en países como Costa Rica donde el servicio de integración tiene un costo mensual (no existe información actualmente sobre cómo funcionará)
    Dependes de un proveedor y solo se podrán utilizar los proveedores autorizados por la DGI

    ¿Cómo me inscribo?

    Lo primero que debes hacer es buscar un PAC, una vez tengas a este proveedor muy probablemente te guiará en los pasos a seguir. De acuerdo a la información de la resolución oficial, será necesario completar 2 formularios a través del e-tax y recibir autorización del uso de un PAC. 

    Una vez recibas la autorización, el plazo que mantienes para llevar a cabo el proyecto dependerá del monto de facturación:

    • Persona natural, tendrás hasta 60 días calendario
    • Persona jurídica con ventas menores o iguales a 1 millón de dólares al año, tendrás hasta 60 días calendario
    • Personas jurídicas con ventas entre 1 millón y 2.5 millones de dólares anuales tendrán 90 días calendario
    • Personas jurídicas con ventas mayores a 2.5 millones de dólares anuales tendrán hasta 120 días calendario

    Este plazo se cuenta a partir del día en que la DGI otorga la autorización, sino se deberá completar el formulario nuevamente.

    CRÉDITO FISCAL

    El crédito fiscal que reconoce la DGI por la adquisición de cualquiera de los dispositivos de hardware (caja registradora o dispositivo de transmisión para impresoras fiscales) corresponde al 100% del equipo o hasta un máximo de $400 por dispositivo adquirido. 

    Dentro del crédito fiscal se podría considerar la adquisición de una impresora fiscal nueva solamente si el proveedor de equipos fiscales confirma que no es posible conectar el equipo a la modalidad de facturación electrónica (el equipo no esta homologado).

    Fecha límite para aprovechar el beneficio

    Es importante notar que dicho crédito sólo estará disponible hasta el 30 de diciembre de 2021. Por ende, si deseas aprovechar este beneficio, muy probablemente debes contactarte pronto con tu proveedor de equipos fiscales.

    Cómo efectuar el reconocimiento del crédito fiscal

    Para hacer uso del beneficio, el dueño del equipo fiscal deberá presentar una solicitud ante la DGI con la siguiente documentación:

    • Copia de la factura de compra del dispositivo: Este documento debe contener la siguiente información:
      • Fecha
      • Debió ser emitida por empresas autorizadas a la venta de dichos equipos
      • Ruc y nombre de tu empresa en información de cliente
      • Información referente al equipo: marca, modelo, precio, cantidad

    Si también adquiriste un equipo fiscal, será necesario que el proveedor certifique que el equipo fiscal anterior no cumple con los requerimientos técnicos para el uso de la facturación electrónica.

    El crédito fiscal será otorgado si el gasto representa alguno de los siguientes casos:

    • Nuevo equipo fiscal
    • Adquisición de dispositivos de transmisión
    • Instalación de dispositivos

    Este crédito podrá utilizarse para el pago de tributos administrados por la DGI (Tasa Única, Impuesto sobre la Renta, Aviso de Operaciones, etc) con excepción del pago del ITBMS.

    Es importante tomar en cuenta que si no se presenta la solicitud, no accederás al beneficio de crédito fiscal. Una vez presentada, el reconocimiento del crédito fiscal podrá utilizarse luego de transcurrido 1 año desde la entrega de la solicitud. Es decir, si compraste el equipo fiscal el 28 de junio del 2021 y presentas la solicitud el 15 de Julio del 2021, podrás utilizar tu crédito fiscal a partir del 15 de julio del 2022.

    Si deseas obtener más información acerca del crédito fiscal te puedes referir a la resolución 201-4097 del 17 de mayo de 2021

    CONCLUSIÓN

    Existen distintas modalidades que podrán utilizarse para aplicar la facturación electrónica en tu negocio. La mejor opción dependerá de tus objetivos y presupuesto. 

    Lo importante sería tomar la decisión pronto ya que si deseas beneficiarte del crédito fiscal por la compra del equipo, deberás presentar tu solicitud en la DGI antes del 31 de diciembre de 2021.

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