Cómo crear plantillas en Google Drive

Crear el mismo tipo de archivo una y otra vez consume tiempo y puede crear inconsistencias en documentación entre los equipos de trabajo. 

Con las plantillas personalizadas de Google Drive puedes ahorrar tiempo y tener a disposición documentos estándares para tu empresa. Esto se puede hacer con todos los tipos de archivos de G Suite: Google Form, Docs, Google Sheets y Google Slides.

Es importante recalcar que esta función es exclusiva para las cuentas de G Suite, por lo que no esta disponible en cuentas regulares de Gmail.

A continuación te enseñaremos cómo crear plantillas en Google Drive para que puedas aumentar la productividad de tu equipo.

FORMAS PARA CREAR PLANTILLAS

Existen 2 formas de acceder a la ventana de creación de plantillas en Google Drive: 

A través de Google Drive

Al hacer click sobre el botón en Google Drive, se podrá apreciar que al lado de cada tiempo de documento existen flechas. Al hacer click sobre esta opción, aparecerán dos opciones: crear un documento en blanco o a partir de una plantilla. Elegimos desde una plantilla, donde se aperturará la galería de plantillas.

A través de los Apps

Al hacer click sobre los apps, elegirás el tipo de documento con el que deseas crear la plantilla (Docs, sheets, etc). En la parte superior observarás la galería de plantillas, al hacer click sobre la opción se abrirá la galería. 

CÓMO CREAR UNA PLANTILLA PERSONALIZADA

1. En la galería de plantillas, presiona el botón enviar plantilla
2. Selecciona el documento a partir del cual deseas crear la plantilla
3. Si deseas crear una copia del documento, debes seleccionar la casilla "Enviar una copia del archivo en lugar del original". Con esta opción, crearás una copia y en caso de editar la plantilla, los cambios se guardarán en la copia, teniendo siempre el archivo original en tu Drive
4. Selecciona la categoría, en esta opción podrás seleccionar la categoría bajo la cual deseas clasificar la plantilla. Estas opción pueden personalizarse
5. Hacemos click en Enviar, con esto se creará la plantilla bajo la categoría seleccionada para que todo el mundo en la organización tenga acceso a la plantilla

CÓMO UTILIZAR LA PLANTILLA

Una vez creada la plantilla, todos los miembros de la organización podrán acceder al documento. Solo deberán ingresar a la galería de plantillas y seleccionar el documento que desean utilizar. 

Al trabajar con plantillas, antes de abrir la galería asegúrate que te encuentras en la carpeta en la que deseas que se guarde el archivo. 

CÓMO EDITAR O ELIMINAR UNA PLANTILLA

Las plantillas son editables por el dueño del documento. En este caso, para realizar cambios sobre ella deberás acceder a la galería de plantillas, buscar el documento que deseas editar. En la parte inferior verás 3 puntos verticales, al hacer click sobre la opción aparecerá las opciones editar o eliminar.

Al eliminar la plantilla, el documento original permanecerá guardardo en tu Drive, simplemente no aparecerá en la galería de plantillas.

Al editar una plantilla, solo deberás hacer click en la opción editar. En este momento se abrirá el documento y sabrás que trabajas en la plantilla ya que en la parte superior aparecerá esto:  . Una vez realices los cambios, simplemente cierra el documento y lo trabajado se guardará automáticamente. 

CONCLUSIÓN

En este post te enseñamos a cómo utilizar, editar y crear plantillas en Google Drive. Función bastante útil para equipos de trabajo y agilizar tiempo. 

Recuerda, las plantillas de Google Drive se pueden utilizar para Docs, Sheets, Slides y Forms. Es importante tomar en consideración que esta función es exclusiva para cuentas de G Suite, por ende si estas interesado en más información acerca de licenciamiento, Jootser es Partner de Google en Panamá.

¿Qué opinas sobre esta función de G Suite?