Cuando trabajamos con distintas versiones de documentos y llenamos nuestra computadora con archivos versión 1, versión 2, versión final, versión final final, etc. Llegamos a un punto donde podemos confundirnos con la cantidad de archivos que tenemos con el mismo tema.
Para evitar estas situaciones, los apps de Google Drive tienen una funcionalidad para consultar o recuperar versiones de documentos en sus apps de Google Docs, Google Sheets y Google Slides. Esto nos ayudará a reducir la cantidad de archivos requeridos y es más sencilla la revisión de versiones anteriores.
Existen dos formas de manejar o administrar versiones de documentos:
HISTORIAL DE VERSIONES PARA ARCHIVOS CARGADOS EN GOOGLE DRIVE
Este historial de versiones se refiere a archivos trabajados en la computadora y luego se cargan a Google Drive.
En este caso, supongamos que se trabaja en un archivo en mi computadora y luego lo cargo en Google Drive. Luego de cargarlo, continúo trabajando en mi computadora y horas o días más tarde cargo en Google Drive la nueva versión de mi archivo.
Al intentar subir el archivo, Google Drive detectará que es una versión de un documento existente en el Drive por lo que no creará una copia sino que automáticamente creará una versión (en Drive solo se verá 1 documento).
Al intentar subir el archivo, Google Drive detectará que es una versión de un documento existente en el Drive por lo que no creará una copia sino que automáticamente creará una versión (en Drive solo se verá 1 documento).
Notarás que al momento de cargar el archivo, en la esquina inferior derecha aparecerá un mensaje en verde que dice “conservar como archivo aparte”. Si no se desea que el archivo sea una versión, entonces debemos hacer click sobre esta opción para que el archivo cargue como un documento diferente al anterior.
La versión anterior no podrá revisarse en Google Drive, no obstante, si deseas puedes descargarla. Para ello deberás hacer click derecho sobre el documento y seleccionar la opción “Administrar versiones”. En la ventana que se apertura, en la opciones seleccionar Descargar.
ADMINISTRAR VERSIONES DE DOCUMENTOS EN GOOGLE DOCS, SLIDES Y SHEETS
Una opción más completa para trabajar con versiones de documentos y dar seguimiento a los cambios realizados en es trabajar directamente en los apps de Google.
Al ingresar a cualquiera de los apps, en el menú archivo podrás ver una opción llamada historial de versiones, que cuenta con dos opciones: asignar un nombre a la versión actual y ver historial de versiones.
Asignar nombre a la versión: Google siempre guardará todos los cambios realizados a un documento, no obstante asignar nombres a las versiones te ayudará a trabajar más fácilmente.
Historial de versiones: Esta opción abrirá una pestaña en la parte derecha de la pantalla con un historial de todos los cambios que se han realizado al documento.
En la parte superior de la pestaña existirá una opción para mostrar solamente las versiones con nombre. Esto lo podemos activar en caso de que no deseemos ver todos los cambios, sino solo aquellos a los que les hemos puesto un nombre.
Para que aparezca el nombre del usuario que ha realizado los cambios, es muy importante que el documento se comparta solamente a correos específicos ya que si el archivo cuenta con permisos para que cualquiera con el link lo pueda editar, entonces el editor tendrá editores “desconocidos”.
RESTABLECER VERSIÓN
Si deseamos restablecer una versión anterior de un documento, solo debemos hacer click sobre la versión y hacer click sobre el botón restablecer esta versión ubicado en la esquina superior izquierda. Al hacer click sobre esta opción, no se borrará la información actual, sino que la versión anterior pasará a ser la versión actual. En caso tal de desear regresar a la versión, se puede restaurar de la misma manera que se restauró anteriormente.
CONCLUSIÓN
La funcionalidad de historial de versiones de documentos de Google Drive es muy útil cuando se trabajan con documentos que se modifican constantemente ya que permite dar seguimiento a cambios o restaurar o recuperar versiones anteriores de un documento ya sea de Google Docs,Google Sheets o Google Slides.
En esta publicación te comentamos cómo utilizar dos formas de historial de versiones disponible en Google Drive. El historial de versiones quizás es un tema al que no estemos muy acostumbrados por lo que te recomendamos ver nuestro video tutorial para más detalles.
Recuerda que en el caso del historial de versiones de los apps de Google es muy importante que los usuarios hagan login al momento de editar un documento para poder verificar quién hizo los cambios.
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