Last Updated on 21 agosto 2020 by Ana Lorena Perez
Para iniciar tu negocio en el mundo digital, una de la primeras tareas que realizarás es la adquisición de un dominio. El siguiente paso lógico sería la adquisición de una cuenta de correo electrónico profesional, esto es relevante ya que hoy en día, las dos opciones más populares (y completas) de correo electrónico profesional incluyen, con la licencia del correo, la Suite de Productividad de sus marcas: G Suite de Google y Microsoft 365 (antes conocida como Office365) de Microsoft.
Quizás te preguntarás, ¿cuál sería la mejor opción para mi negocio? Pues como toda buena pregunta, la respuesta es: depende. A continuación te presentaremos las bondades de cada herramienta y en qué caso recomendaríamos cada una.
Primero debemos entender que ambas opciones presentan las mismas herramientas. Es decir, por cada aplicación disponible en Microsoft, G Suite tiene su contraparte y vice versa, es por esto que el comparativo se basará en necesidades del negocio y resistencia al cambio de los usuarios.
Para ayudarte a tomar una mejor decisión de acuerdo a lo que tu negocio necesita, a continuación hablaremos un poco de las bondades de cada opción para que llegues a tus propias conclusiones.
G SUITE VS MICROSOFT 365: APLICACIONES
Ambas opciones presentan las aplicaciones de procesador de números, palabras y presentaciones. Hoy en día son muy pocas las funciones que están disponible en Office que no estén disponibles en G Suite.
Hemos escuchado a muchas personas decir:
“Yo no uso Google Sheets porque mi uso de Excel es avanzado”
Esto es cierto solo si utilizas funciones avanzadas como What if o modelos estadísticos, para lo demás (Si, buscarv, fórmulas anidadas, tablas pivot, gráficas, macros, etc) ambas herramientas poseen las mismas funciones.
Las preguntas que te debes hacer en esta sección son:
¿Pueden los usuarios adaptarse a una nueva herramienta?
Microsoft Office fue la primera Suite de Productividad creada y por ende la más conocida y usada en el mundo. Por lo que es normal que los usuarios (tus colaboradores y probablemente tú) estén acostumbrados a utilizar Office.
Si deseas explorar la opción de G Suite, es necesario saber si los usuarios podrán adaptarse al cambio, es por ello que junto con la implementación es recomendado una capacitación básica del uso de las herramientas.
En este tema. la diferencia más importante entre ambas herramientas es que Microsoft 365 ofrece la versión de escritorio (para descargar en tu equipo), mientras G Suite es una opción 100% en la nube, lo que te obliga (en Jootser esto lo vemos como positivo) a almacenar tu información en la nube en lugar de tu computadora.
En este caso, la ventaja de trabajar directamente en la nube es que los archivos se guardan automáticamente. Es decir, si llega a sucederle algo a tu equipo, probablemente lo último que modificaste se vea reflejado en tu archivo, contrario a las versiones de escritorio donde podrías perder lo último que has trabajado.
¿Qué tan importante es para mi el trabajo colaborativo?
La mejor herramienta para el trabajo colaborativo (que varias personas trabajen en el mismo documento al mismo tiempo) es G Suite. Esto es porque los cambios que haga cada usuario se ven en tiempo real mientras las herramientas de Microsoft tienen un latencia de unos 5 a 10 segundos.
Por ende, si te gusta trabajar colaborativamente y siempre en la nube G Suite es tu mejor opción. Si por el contrario quieres una herramienta conocida en la que puedas trabajar desde una versión de escritorio, entonces Microsoft es lo que necesitas.
G SUITE VS MICROSOFT 365: CORREO
A marzo del 2020, Gmail cuenta con un 28% de market share en cuanto a cliente de correo vs un 9% de Outlook. Es por esto que su servicio es más conocido y utilizado por la población en general.
En términos de facilidad de uso y personalización Gmail posee una ventaja sobre Outlook. Sin embargo, existen ciertas funciones (email recalling, ordenar correos, entre otros) que son más fáciles de utilizar en Outlook.
G SUITE VS MICROSOFT 365: NUBE
En esta sección requerimos hacer una aclaración: Nuestra recomendación como expertos en tecnología será siempre trabajar en la nube para evitar perder tu información si algo le pasa a tu computadora.
Dicho esto, ambas opciones son buenas y confiables con aplicativos para sincronizar los archivos de tu computadora a la nube.
La diferencia principal entre ambas es que Microsoft 365 nació en la computadora, G Suite en la nube. El hecho de que G Suite no tenga versiones de escritorio obliga a los usuarios a trabajar en la nube y es por ello que la información será accesible en donde sea que el usuario pueda acceder a su correo electrónico. Esto no quiere decir que Microsoft no se trabaje en la nube, pero por la costumbre ya inculcada, será más difícil sustituir el hábito de guardar los archivos en tu computadora.
En términos de almacenamiento, esto varía de acuerdo al plan que elijas. En la versión básica Microsoft 365 ofrece mayor espacio de almacenamiento. No obstante, vale la pena recalcar que para la opción de Google, los documentos hechos con las aplicaciones de G Suite no consumen espacio.
G SUITE VS MICROSOFT 365: COMUNICACIÓN
Contrario a Hangout, Teams de Microsoft fue una herramienta creada para empresas por lo que ofrece opciones más completas para los negocios. Recientemente Google ha convertido Hangout en Google Meet (para video conferencias) y Google Chat (para chats internos, a nivel de dos personas o grupos).
Ambas herramientas permiten invitar a personas a la reunión sin la necesidad de ser usuarios registrados, lo que da una ventaja contra otras herramientas de conferencia.
G SUITE VS MICROSOFT 365: PRECIOS
Esta sección la dividiremos en 3 partes de acuerdo a las licencias disponibles. Tomar en consideración que todos los precios son mensuales por usuario.
LICENCIAMIENTO G SUITE BASIC VS MICROSOFT365 EMPRESA BÁSICO
Ambas soluciones ofrecen lo mismo en cuanto a aplicaciones, y en ambos casos es basado en la versión Web.
En esta licencia, Microsoft cuenta con una ventaja sobre G Suite si se toma en consideración el espacio de almacenamiento.
No obstante, como se mencionó anteriormente, en G Suite, los documentos creados con las aplicaciones de Google no consumen espacio.
Por parte de las aplicaciones de comunicación, esta licencia de MICROSOFT365 cuenta con reuniones de hasta 250 personas, mientras en este plan G Suite ofrece 100 asientos.
LICENCIAMIENTO G SUITE BUSINESS VS APLICACIONES DE MICROSOFT 365
En esta sección Microsoft 365 ofrece dos licenciamientos para la pequeña y mediana empresa, mientras G Suite ofrece una opción. Comenzaremos por Microsoft 365:
Microsoft 365 Aplicaciones es una licencia para que tengas las aplicaciones de Office en versión de escritorio, más no cuenta con correos electrónicos profesionales ni la herramienta Teams.
En términos de comunicación, esta licencia permite reuniones de hasta 250 participantes.
Si estas buscando licencias para tu empresa, entonces lo más lógico sería adquirir la licencia estándar donde podrás tener tu correo profesional y la herramienta de comunicación que en estos momentos es prácticamente indispensable.
Por parte de G Suite, la marca cuenta con una opción que es el plan Business. En adición a las aplicaciones, este plan ofrece la funcionalidad de Cloud Search. Tecnología similar al buscador de Google que permite realizar búsquedas en toda la empresa (Ya sea Gmail, Drive, calendario, etc)
En términos de comunicación, esta licencia permite reuniones de hasta 250 participantes.
CONCLUSIÓN
La mejor herramienta para tu negocio dependerá de las necesidades que tengas y la capacidad de adaptación que tiene el personal de tu empresa. En algunos casos hemos visto empresa que mantienen ambas herramientas, no obstante no lo consideramos una elección inteligente ya que corresponde a un doble gasto.
Si buscas trabajar en un espacio colaborativo, 100% enfocado en la nube, entonces G Suite es tu mejor opción. Por el otro lado, si deseas una aplicación de escritorio o consideras que tus colaboradores no se podrán adaptar al cambio, entonces te recomendaríamos Microsoft 365. En ambos casos puedes adquirir las licencias en Jootser Technologies a través de nuestra tienda virtual
